关于政府网站中的 PDF 等附件资源管理

Digital.gov 网站管理员社区的成员经常就各机构在减少、删除和修复 PDF 文件时面临的挑战展开热烈的讨论。

毋庸置疑，我们需要重新审视PDF的使用方式。然而，使用PDF分享内容的历史由来已久。虽然PDF仍然有一些合理的用途，但目前大多数内容如果使用HTML作为标准网页来呈现会更加理想。毕竟，美国管理和预算办公室（OMB）发布的M-23-22号备忘录《提供数字化优先的公共体验》鼓励我们默认使用HTML。

了解政策框架

探索《21 世纪综合数字体验法案》和 OMB M-23-22。

来自十五家机构的数字从业人员在最近一次关于当前形势的讨论中发表了看法。他们秉持着社群的价值，分享了各自机构为减少和修复PDF文件而采取的措施。本文将分享一些社群成员在讨论中的发言，以便大家更好地了解讨论内容。

“ 这么多PDF文件！时间、人手和金钱却如此有限。 ”

什么是PDF？

便携式文档格式 (PDF) 是一种文件格式，由国际标准化组织 (ISO) 标准化，标准为 ISO 32000。当前的 PDF 规范是ISO 32000-2:2020，于 2020 年 12 月发布。

PDF 文件与所使用的软件、硬件或操作系统无关。它们可以包含文本、图像、图形、音频、视频、链接、按钮、表单字段和业务逻辑。它们还可以进行电子签名。

平衡相互冲突的需求

政府网站使用PDF文件存在诸多复杂问题。社区成员希望了解如何在保证政府文件可访问性的同时，维护其法律完整性和公共透明度。

以下是减少对 PDF 格式信息依赖时常见的两个担忧：

信息保存：各机构可能依赖 PDF 格式来维护官方文件的完整性，例如政策文件、备忘录和监管信息。这些文件通常篇幅较长、内容密集，不易转换为 HTML 格式。
平衡优先事项：代理机构的网站团队可能缺乏人手、时间或资金来转换或修复成百上千个旧版 PDF 文件，此外还要完成其他任务。

选择合适的内容格式

许多人认为“内容”既指传递的信息，也指保存信息的文件，但这两个概念是不同的。“内容”指的是文件内部的信息。文件本身，无论其类型如何，都只是信息的传递格式。PDF、HTML、移动应用和社交媒体帖子都是信息传递格式，而且大多数格式都能传递相同的内容。在决定以何种格式发布内容时，应该问自己的问题是：“谁会消费这些内容？他们会如何消费？”

首先，您是否考虑过可访问性？残障人士，尤其是那些使用辅助技术访问内容的人士，在使用PDF文件时可能会遇到困难。除非PDF文件经过精心排版，否则视力障碍人士以及使用屏幕阅读器和其他辅助技术的用户可能无法获取关键信息和功能。这些信息可能包括文档结构等宏观层面的内容，也可能包括内容本身的细节。

其次，您的内容格式是否适合移动设备？根据analytics.usa.gov 的数据，超过50%的用户通过手机访问政府资源。PDF文件在手机上阅读和交互可能比较困难。因此，针对不同设备优化内容至关重要。查看您的网站分析数据，了解用户如何访问您的内容，并优先考虑适合他们的格式。

最后，您是否针对搜索引擎进行了优化？PDF 和其他静态文件可能会因用户体验不佳而被排名算法降低排名。请确保您希望用户通过搜索找到的信息以 HTML 格式提供。

创建文档时要考虑到无障碍访问。

“ 虽然很多PDF文件都可以转换成可访问格式，但这非常麻烦，很耗时（如果外包的话费用会很高），而且对移动用户来说仍然没有帮助。 ”

引导利益相关者和内容创作者减少使用 PDF 格式，转而使用 HTML 格式发布新内容。避免因 PDF 文件无障碍访问问题而进行修复的最佳方法是建立严格的管理机制，防止发布更多 PDF 文件。

除了更新治理机制之外，最佳实践还包括创建易于访问的内容并修复所有剩余的 PDF 文件。无论文件类型如何，都要注重确保内容组织良好、导航清晰的核心原则。

以下是一些内容分发的最佳实践：

结构：使用统一且层级分明的标题来组织文档结构。这能为使用辅助技术的用户提供清晰的路径，使他们能够轻松浏览内容并直接跳转到特定部分。
简洁性：尽可能使用最简单的表格配置，并且仅在必要时使用表格。表格需要包含表头单元格和数据单元格，以便屏幕阅读器能够引用关联的表头单元格，从而避免读者和听者丢失上下文。
上下文：使用能够描述链接目标的链接文本。即使脱离上下文，链接文本也应该有意义。屏幕阅读器会按顺序朗读每个链接，因此有意义的链接文本可以让用户了解链接网页的内容。这包括为所有图像添加替代文本描述，即“alt 文本”。编写描述时，请像与人电话交谈一样。更多信息，请阅读 Section508.gov 网站上关于编写有意义的替代文本的文章以及美国网页设计系统的链接指南。
易读性：使用标题、段落分隔符和列表来分割大段文本，使内容更易于阅读。此外，确保适当的对比度和合适的字体大小，使所有信息都清晰易懂。
重定向： PDF 文件从网站移除后，您可以为该文件的旧 URL 添加重定向，以便将点击失效链接的用户引导至正确位置。更多信息，请阅读 Digital.gov 关于使用分析工具查找导致错误的 URL 的文章。

创建易于访问的PDF的技巧

“ 首先要阻止水流，否则你就是在从奔流的溪流中舀水。 ”

一般来说，内容创作者的最佳实践是优先使用 HTML 内容，而不是其他文件格式。选择最适合您用户体验和无障碍访问的发布格式。如果您的用户确实需要无障碍 PDF 文件，请记住以下几点：

仅将 PDF 文件用于最常用的应用场景，包括：
- 为互联网接入受限地区的人们提供所需信息
- 将要打印使用的表格或文件，或
- 需要统一格式以确保可用性的材料。
使用文字处理软件中的编辑工具栏来格式化文档。虽然这样做并不能保证文档本身易于访问，但有助于构建由该文件生成的 PDF 文件。
明确标明需要编辑的内容。包含编辑内容的文档难以访问。考虑用逗号或空格替换需要编辑的章节或词语[Redacted]。仔细检查元数据，确保所有与编辑信息相关的文本均已被删除。
确保每个版本都符合无障碍标准。如果您先使某个 PDF 文件具备无障碍功能，然后又编辑了其内容，那么新版本的 PDF 文件也需要单独进行无障碍编辑。
在 PDF 文件的内容中包含修订信息和联系方式，以便用户在需要其他格式时可以联系到他们。